Codefiction Circles düzenli aralıklarla yapılan, topluluk içi toplantılardır. Bu toplantılarda “Chatham House Rules” diye kısaca özetlenebilecek kurallar geçerlidir. Yani toplantılardan öğrenilenler kişi ve kurum ismi paylaşmadan gizliliğe önem verilerek kullanılabilir ve toplantılarda söylenen her şey “kayıt dışı” kabul edilir.
Bu doküman yaşayan bir doküman olarak kabul edilmeli ve sürekli pozitif ahlak ilkeleri içerisinde değiştirilmeli, her maddesi her zaman tartışılabilmelidir.
Codefiction topluluğu dostça bir topluluktur. Herkes toplantılara kendisi gibi katılabilmeli, bir kalıba girmek zorunda kalmadan ‘kendisi olduğu gibi’ dahil olabilmelidir.
Codefiction Circles içerisinde herkes kendisini istediği gibi ifade edebilmelidir. Bu yüzden topluluk içerisinde cinsiyet, cinsel kimlik, cinsel yönelim, fiziksel görünüş, fiziksel ya da ruhsal engel, ırk, yaş, dini inanış, politik kimlik ve ulusal kimlikten bağımsız olarak herkese yer olduğu gibi bunlar konusunda tacize uğramaması ve psikolojik güvende hissedebilmesi için her türlü önlem alınmalıdır. Bunlara saygı duymayanların toplulukla ilişkileri anında kesilir.
Gibi davranışların hepsi taciz kapsamında değerlendirilir ve bunu yapanların topluluk ile ilişiği kesilir.
Toplantılar bir moderatör tarafından yönetilir. Toplantılar sırasında bazen hali hazırda bir konu belirlenir, bazense toplantının ilk 5 dakikasında Lean Coffee yöntemiyle başlıklar seçilir.
Kararlaştırılan başlıklar dahilinde, moderatörün belirlediği sınırlar içinde tartışmalar yapılır. Toplantılardan önce dahil olmak isteyenler ve sadece dinleyici olarak olmak isteyenler kendilerini belli ederler. Böylece moderatörler konuşmaya dahil olmak için gelenler arasında eşit dağılımlı bir toplantı olmasını sağlarlar. Bu bağlamda moderatörler uygun görürse, konuyu gündemi kaybetmemek ve herkesin konuşmasını sağlamak için, konuşmacıların sözünü kesebilirler.
Toplantılar düzenli bir şekilde #codefiction-circles kanalından duyurulacak ve kapalı toplantı davetleri email üzerinden takvim daveti olarak katılımcılarla paylaşılacaktır. Açık toplantı davetleri yine bu kanal üzerinden herkesle paylaşılacaktır.